COMPRENSION Y MODELO DE LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES

 DEDICATORIA:

Este trabajo va dedicado a nuestros padres que nos apoyan a seguir adelante en la vida.

R

Hay tres amplios fundamentos organizacionales que debemos considerar en el análisis y diseño de sistemas de información: el concepto de las organizaciones como sistemas, los diversos niveles de administración y la cultura organizacional en general. Las organizaciones son sistemas complejos compuestos de subsistemas interrelacionados e interdependientes.

 Además, los sistemas y subsistemas se caracterizan debido a que sus entornos internos existen en un continuo, desde los más abiertos hasta los más cerrados. Un sistema abierto permite el paso libre de los recursos (personas, información, materiales) a través de sus límites; los sistemas cerrados no permiten el flujo libre de entradas o salidas. Las organizaciones y los equipos también se pueden organizar en forma virtual, de manera que sus miembros se conecten por medios electrónicos sin necesidad de estar en el mismo espacio de trabajo físico. Los sistemas de planificación de recursos son sistemas de información organizacional (empresarial) integrados que se desarrollan mediante software personalizado y propietario, para ayudar al flujo de información entre las áreas funcionales de la organización. Soportan una perspectiva de sistemas de la organización.

Índice

-Comprensión y modelado de los sistemas organizacionales.

-LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS.

-Capacidad de interrelación e interdependencia de        los sistemas.

-Organizaciones y equipos virtuales.

-Una perspectiva de sistemas.

-Sistemas empresariales: considerar a la organización como un sistema.

          -DESCRIPCIÓN GRÁFICA DE LOS SISTEMAS

-Los sistemas y el diagrama de flujo de datos a nivel de contexto.

-Los sistemas y el modelo de entidad-relación

         -MODELADO DE CASOS DE USO

                   -Símbolos de los casos de uso

                   -Relaciones de los casos de uso

                   -Desarrollo del alcance del sistema

                   -Desarrollo de diagramas de casos de uso

                   -Desarrollo de escenarios de casos de uso

                   -Niveles de los casos de uso

                   -Por qué son útiles los diagramas de casos de uso

         -NIVELES DE ADMINISTRACIÓN

-Implicaciones para el desarrollo de sistemas de información

INTRODUCCIÓN

Para analizar y diseñar sistemas de información apropiados, los analistas de sistemas deben concebir a las organizaciones en que trabajan como sistemas configurados por la interacción de tres fuerzas principales: los niveles de administración, el diseño de las organizaciones y las culturas organizacionales. Las organizaciones son sistemas extensos compuestos por subsistemas interrelacionados. Los subsistemas se ven influenciados por tres amplios niveles de personas que toman decisiones administrativas (operaciones, administración a nivel medio y administración estratégica) y atraviesan horizontalmente todo el sistema organizacional. Las culturas y subculturas organizacionales influyen en la forma en que las personas se interrelacionan en los subsistemas. Este capítulo aborda estos temas y sus implicaciones para el desarrollo de sistemas de información.

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS

Podemos conceptualizar operativamente a las organizaciones y sus miembros como sistemas diseñados para cumplir con ciertas metas y objetivos predeterminados a través de las personas y los recursos que emplean. Las organizaciones están compuestas por sistemas más pequeños e interrelacionados (departamentos, unidades, divisiones, etc.) que brindan funciones especializadas. Algunas de las funciones comunes son contabilidad, marketing, producción, procesamiento de datos y administración. Las funciones especializadas (sistemas más pequeños) se reintegran en un momento dado a través de diversos medios para formar un todo organizacional efectivo.

Capacidad de interrelación e interdependencia de los sistemas

Todos los sistemas y subsistemas están interrelacionados y son interdependientes. Este hecho tiene implicaciones importantes, tanto para las organizaciones como para los analistas de sistemas que buscan ayudar a estas organizaciones a cumplir mejor sus objetivos. Cuando se modifica o elimina algún elemento de un sistema, también se afecta considerablemente al resto de los elementos y subsistemas de ese sistema. Por ejemplo, suponga que los gerentes de una organización deciden no contratar más asistentes administrativos y desean reemplazar sus funciones mediante PC en red. Esta decisión tiene el potencial de afectar en forma considerable no sólo a los asistentes administrativos y a los gerentes, sino también a todos los miembros de la organización que construyeron redes de comunicación con los asistentes que antes trabajaban ahí.

Organizaciones y equipos virtuales

Hay varios beneficios potenciales para las organizaciones virtuales, como la posibilidad de reducir los costos derivados de instalaciones físicas, una respuesta más rápida a las necesidades de los clientes y la capacidad de ayudar a los empleados virtuales a cumplir con sus obligaciones familiares de criar a sus hijos o a sus padres que están envejeciendo.

Una perspectiva de sistemas

Los problemas surgen cuando cada gerente sostiene una visión distinta de la importancia de su propio subsistema funcional.

 

Sistemas empresariales: considerar a la organización como un sistema

Los sistemas empresariales, que con frecuencia se denominan sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), constituyen un término empleado para describir un sistema de información organizacional (empresarial) integrado.

     DESCRIPCIÓN GRÁFICA DE LOS SISTEMAS

Podemos realizar la descripción gráfica de un sistema o subsistema, según la forma en que existe dentro de la organización corporativa de varias formas. Los diversos modelos gráficos muestran los límites del sistema y la información que utiliza.

Los sistemas y el diagrama de flujo de datos a nivel de contexto

El primer modelo es el diagrama de flujo de datos a nivel de contexto (también conocido como modelo ambiental). Los diagramas de flujo de datos se enfocan en los datos que fluyen hacia el sistema y salen de él, además del procesamiento de estos datos. Podemos describir con detalle estos componentes básicos de todo programa computacional y utilizarlos para analizar la precisión e integridad del sistema.

Los sistemas y el modelo de entidad-relación

Otra forma en que un analista de sistemas puede mostrar el alcance del sistema y definir límites apropiados para el mismo es mediante el uso de un modelo entidad-relación.

                                   MODELADO DE CASOS DE USO

Aunque en un principio se presentaron como un diagrama para usarlo en el UML orientado a objetos, ahora los casos de uso se utilizan sin importar la metodología para el desarrollo de sistemas.

Símbolos de los casos de uso

Un diagrama de caso de uso contiene los símbolos del actor y del caso de uso, junto con líneas conectoras. Los actores son similares a las entidades externas; existen fuera del sistema. El término actor se refiere a un rol específico de un usuario del sistema. Por ejemplo, un actor puede ser un empleado, pero también puede ser un cliente en la tienda de la empresa.

Relaciones de los casos de uso

Desarrollo del alcance del sistema

El alcance de un sistema define sus límites, lo que está al alcance (dentro del sistema) y lo que está fuera de él. Por lo general el proyecto cuenta con un presupuesto que ayuda a definir el alcance, además del tiempo inicial y final. Los actores siempre están fuera del alcance del sistema. Las líneas de comunicación que conectan a los actores con los casos de uso son los límites y definen el alcance.

Desarrollo de diagramas de casos de uso

El caso de uso principal consiste en un flujo estándar de eventos que describe un comportamiento estándar del sistema. El caso de uso principal representa la terminación normal, esperada y exitosa del caso de uso.

Desarrollo de escenarios de casos de uso

                                                                                                                         

Niveles de los casos de uso

1. Blanco es el nivel más alto, al igual que las nubes. Éste es el nivel empresarial y puede haber sólo cuatro o cinco para toda la organización. Algunos ejemplos podrían ser anunciar los productos, vender los productos a los clientes, administrar el inventario, administrar la cadena de suministro y optimizar los embarques.

2. El cometa es inferior al blanco, pero sigue siendo un nivel alto que ofrece una visión general. El caso de uso del cometa puede estar en el nivel de unidad de negocio o de departamento, y es un resumen de los objetivos. Algunos ejemplos serían registrar estudiantes o, si se trabaja con una agencia de viajes, hacer la reservación de aerolínea, hotel, automóvil o crucero.

3. Azul está a nivel del mar, y por lo general se crea para los objetivos de los usuarios. A menudo ofrece el mayor interés para los usuarios y es más fácil de comprender para los negocios. Por lo general se escribe para una actividad de negocios y cada persona debe ser capaz de realizar una actividad de nivel azul en un

Proveedor de alimentos

Presidente de la conferencia

Reservaciones de hotel

Organizar orador

Planear la provisión de alimentos

Reservar cuarto

Participante

Registrarse para la conferencia

Orador principal

Orador

Organizar la traducción de idiomas

Un diagrama de caso de uso que representa al sistema utilizado para planear una conferencia.

                                NIVELES DE ADMINISTRACIÓN

 

Implicaciones para el desarrollo de sistemas de información

Cada uno de los tres niveles administrativos contiene distintas implicaciones para desarrollar sistemas de información. Algunos de los requerimientos de información para los gerentes son evidentes, mientras que otros son confusos y se traslapan entre sí.

 

                       

BIBLIOGRAFÍA SELECCIONADA

Bleeker, S.E. “The Virtual Organization”. Futurist, Vol. 28, Núm. 2, 1994, pp. 9-14. Chen, P. “The Entity-Relationship Model—Towards a Unified View of Data”. ACM Transactions on Database Systems, Vol. 1, marzo de 1976, pp. 9-36. Ching, C., C. W. Holsapple y A. B. Whinston. “Toward IT Support for Coordination in Network Organizations”. Information Management, Vol. 30, Núm. 4, 1996, pp. 179-199. Cockburn, A. “Use Case Icons”, http://alistair.cockburn.us/Use+case+icons?version=8339&diff=8339&with=6296. Último acceso en marzo 18, 2009. Davis, G.B. y M. H. Olson. Management Information Systems: Conceptual Foundation, Structure, and Development, 2da. ed. Nueva York: McGraw-Hill, 1985. Galbraith, J. R. Organizational Design, Reading, MA: Addison-Wesley, 1977. Kendall, K. E., J. R. Buffington y J.E. Kendall. “The Relationship of Organizational Subcultures to DSS User Satisfaction”. Human Systems Management, marzo 1987, pp. 31-39. Kulak, D. y E. Guiney. Use Cases: Requirement in Context, 2da. ed. Boston: Pearson Education, 2004. PeopleSoft. Disponible en: www.peoplesoft.com/corplen/public_index.jsp. Acceso en junio 3, 2003. Warkentin, M., L. Sayeed y R. Hightower. “Virtual Teams versus Face-to-Face Teams: An Exploratory Study of a Web-Based Conference System”. En Emerging Information Technologies: Improving Decisions, Cooperation, and Infrastructure. Editado por K. E. Kendall, pp. 241-262. Thousand Oaks, CA: Sage Publications, 1999. Yager, S.E. “Everything’s Coming Up Virtual”. Disponible en: www.acm.org/crossroads/xrds4-1/organ.html. Acceso en junio 3, 2003.